Terme particulièrement à la mode dans l’univers de l’entreprise, l’Enterprise Content Management, ou gestion de contenu d’entreprise, a pour but d’assurer, comme son nom l’indique, d’assurer la gestion des contenus d’une entreprise, à savoir toute information structurée (base de donnée par exemple) ou non structurée (email, traitement de texte…). Le développement de l’ECM fait face à la multiplication des sources d’informations et des outils collaboratifs au sein même des entreprises qui en vient finalement à complexifier le travail des équipes alors que les outils en question étaient censés le simplifier.
Attention donc à ne pas le confondre avec le CMS, terme web désignant une application de gestion de contenu (Content Management System), à l’instar de WordPress ou Joomla. Rien à voir donc entre les deux solutions.
A quoi sert un ECM ?
Capture de l’information, organisation des données, indexation, diffusion… L’objectif de base d’une solution ECM est de capter, de stocker et d’organiser les contenus de l’entreprise. Toute information doit ainsi êtes facilement accessibles et consultables par les services concernés.
Un logiciel ECM est donc une solution visant à répondre aux problématiques de gestion et de partage des contenus d’une entreprise afin d’optimiser l’efficacité des processus de traitement en interne.
Quels sont les bénéfices de l’ECM ?
Face aux multiples problématiques techniques et opérationnelles qui relèvent de la gestion des contenus d’une entreprise, la mise en place d’un ECM comporte de nombreux avantages et bénéfices pour les structures qui s’en dotent.
Optimiser la productivité
Dans un premier temps, l’Enterprise Content Management permet de booster la productivité des collaborateurs de l’entreprise en accélérant et en rationnalisant les processus métier. En effet, elles garantissent une meilleure maîtrise des données et des informations et donc une accélération des délais de traitement. Par ailleurs, grâce à l’ECM, les flux d’informations sont optimisés et facilités. L’information est délivrée au bon moment aux bonnes personnes.
Protéger les données de l’entreprise
Dans de trop nombreuses entreprises, les contenus et données sont mal gérés, sous format papier, parfois stockées sur les ordinateurs des uns ou des autres ou sur des serveurs peu protégés. Opter pour une solution ECM permet de réduire fortement les risques de perte ou de vol des données. Ainsi, les solutions ECM, à l’instar de OnBase , garantissent la sécurité des données avec notamment des sauvegardes régulières ou un cryptage des données. Les fournisseurs de solutions ECM intègrent en effet les derniers niveaux de sécurité pour garantir à leur client l’intégrité des leurs données sensibles et stratégiques.
Réduire les coûts d’exécution
Les solutions ECM intègrent le plus souvent une fonction de numérisation poussée des documents grâce notamment à des fonctionnalités de reconnaissance automatique des caractères. Les archives parfois accumulées pendant des mois ou des années peuvent ainsi être numériser rapidement ce qui de fait réduit les coûts opérationnels qui auraient été engendrés par une saisie manuelle.
Une solution adaptable à l’activité de l’entreprise
Afin qu’un ECM puisse donner l’entièreté de son potentiel au service d’une entreprise, il est souvent nécessaire de construire une application sur-mesure prenant en compte les besoins et les spécificités de l’activité à accompagner. Elle doit par ailleurs perturber le moins possible l’environnement de travail habituel des équipes, quitte à s’y intégrer pleinement pour faciliter l’utilisation des données et offrir pleinement le potentiel de bénéfice.
Ainsi, tout secteur d’activité et toute entreprise confrontée au traitement de volumes de données important gagnerait à se doter d’un Enterprise Content Management. On pense par exemple au secteur de la logistique et du transport qui traitent des flux d’informations souvent immenses, mais le secteur de la santé rencontre le même type de problématique comme bien d’autres structures.