Saisie offshore
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Qu’est-ce que la saisie offshore ?

La saisie de document est l’une des principales activités que les entreprises françaises choisissent d’externaliser. Pratique et plus économique, l’externalisation de la saisie de données leur permet de jouir de nombreux avantages.

Mais concrètement, en quoi consiste la saisie offshore ?

Pour digitaliser certaines informations indispensables dans le cadre d’un processus métier, les entreprises font appel à des prestataires de saisie offshore, c’est à dire non résidents. Spécialisés dans ce type d’activité, ces prestataires peuvent prendre en charge l’élaboration de documents simples ou structurés, quel que soit leur volume. En fonction des besoins de chaque entreprise cliente, les prestataires proposent des services de saisie de textes au «kilomètre» pour les documents internes tels que les documentaires ou les documents externes comme des romans et des dictionnaires.

Des services de saisie de questionnaires tels que les questionnaires de fidélité, les fiches d’enquêtes et annuaires peuvent également être proposés. Pour ce faire, des masques de saisie sont spécifiquement créés afin de faciliter le travail des agents. Outre la saisie des listes de mailings et la gestion de contenus web, les prestataires de saisie offshores sont aujourd’hui à même de mettre en place des contenus plus structurés au format HTML ou XML. La saisie de ce type d’informations nécessite la maîtrise de certains outils comme Framemaker ou Xmetal. Dans le cadre d’une saisie offshore, tous les échanges de documents: client-prestataire et prestataire-client, s’effectuent par courriers électroniques.

L’utilisation d’un scanner haute performance est généralement indispensable pour l’envoi des documents à saisir. Pour garantir une bonne qualité de saisie aux clients, les prestataires de saisie offshore procèdent généralement à une « double saisie » des documents. Les deux documents numériques sont ensuite fusionnés avant d’être vérifiés par un contrôleur expérimenté. Capables de fournir jusqu’à 200 millions de caractères par mois, les prestataires externalisés en saisie offshore sont également connus pour leur forte capacité à respecter les délais imposés.

Pourquoi faire le choix d’externaliser la saisie de documents ?

Pour les entreprises, opter pour la saisie offshore a des avantages. Les salariés étant en effet libérés de cette tâche, ils peuvent se concentrer à nouveau sur leur cœur de métier. En effet, même si de manière générale, la saisie de document est un travail relativement simple à effectuer, avec le temps, celle-ci tend à devenir chronophage. Lorsque le volume des documents à saisir est trop important, la fonction première des salariés peut rapidement être relayée au second plan. La baisse de production voire de la croissance de l’entreprise se fait alors rapidement remarquer.

Outre la qualité de service dont elles jouissent, les entreprises qui optent pour la solution d’externalisation réalisent également d’importantes économies. En choisissant la saisie offshore, elles se déchargent en effet, des contraintes et dépenses liées au recrutement, à la formation et à l’achat de matériels de bureau ou informatique entre autres.

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