Si le digital poursuit son développement au cœur de la transition des numériques des entreprises, le partage de données papier, l’impression de devis et contrat, le stockage de dossiers physiques restent toujours d’actualité dans bien des sociétés. Ainsi, la documentation papier et les fonctions d’archivages sont loin d’être « has been » comme certains professionnels des nouvelles technologiques. On vous en dit plus.
De l’archivage physique au numérique, les besoins restent identiques
Dans l’entreprise, la fonction d’archivage a pour but de permettre la mémorisation, la classification, l’accessibilité et la sécurisation de l’information. Les données stocker doivent en effet être facilement consultables par les collaborateurs qui pourraient en avoir besoin dans l’exercice de leurs missions. Cette fonction a une telle importance que, dans les plus grandes entreprises, elle est attribuée à des personnes entièrement dédiées au classement et à l’archivage des données.
En soit, la digitalisation des entreprises n’a pas réellement changé les besoins des entreprises. Le but reste toujours l’archivage, l’accès et la sécurisation des données. Seul l’outil a évolué, la mise en place de multiple serveur assurant la mémoire de l’entreprise ou le recours à des prestataires proposant d’archiver les données sur le cloud. Ainsi, que la data soit stockée en interne sur des serveurs ou en externes, la mise en œuvre de process et d’un classement optimal doivent assurer l’accès à l’information.
Prévenir les facteurs de risques inhérents à l’archivage physique et numérique
Finalement, les problématiques également les mêmes quant à la sécurité des données, seules les menaces changent. Dans le cadre d’archive physique, les menaces en matière de sécurité sont liées aux utilisateurs, aux infrastructures, aux intempéries ou aux accidents. On pourra ainsi mettre en place un accès restreint aux données ou contrôle cet accès grâce à un archiviste ; on s’assurera que le matériel d’archivage soit optimal avec l’installation de rack spécialement dédié au rayonnage d’archives ; on mettre en place des systèmes de sécurité face aux risques d’incendie ou d’inondation…
Avec la dématérialisation des données, on devra prendre les mêmes précautions. Définir un niveau d’accès avec des identifiants et mots de passe pour chaque utilisateur ; mettre en place une réelle architecture de classement ; assurer la protection des serveurs contre les incendies, les inondations ou encore la surchauffe.
Vers l’archivage zéro papier pour une démarche écologique ?
Outre la progressive digitalisation de la société et des entreprises, l’un des arguments en faveur de la numérisation des données a longtemps été la problématique écologique. Certaines entreprises spécialisées dans la mise en place de solution de gestion de contenu et de maîtrise de l’information en ont ainsi fait un véritable argument commercial. C’était sans compter sur l’impact écologique du numérique.
En effet, parce que l’archivage numérique ne nous est pas directement visible, on oublie trop souvent que le stockage sur le cloud nécessite la mise en œuvre de serveur physique, parfois situés à l’autre bout de la planète et qui eux-mêmes nécessite de l’espace, des infrastructures, des systèmes de refroidissement, des protections contre les différents risques. Et finalement dans le dédale des allées de serveurs des data centers, on retrouve en quelques sortes l’ambiance d’une salle dédiée au stockage de l’information papier avec ses rangées de rayonnage archives.
Par ailleurs, certaines fonctions, à l’instar des services comptables, auront toujours besoin d’archiver des données papier, notamment des devis signés ou des factures. Et si cela peut parfois être culpabilisant pour celles et ceux qui doivent faire tourner l’imprimante, il est bon de savoir que, en France tout au moins, nous disposons d’une excellente gestion des forêts et que la majorité du bois utilisé provient des coupes d’éclaircies, des chutes de sciages ou du recyclage. Ainsi l’archivage en France ne contribue absolument pas à la déforestation.
Vous l’aurez compris, si la tendance est à la numérisation des données et de l’archivage, l’archivage physique ne devrait pas disparaître de sitôt tant la donnée physique reste primordiale pour de nombreuses fonctions de l’entreprises. Par ailleurs les nombreux avantages qu’offre le digital sont contrebalancé par des risques nouveaux et de nouvelles contraintes.