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Gestion et organisation des archives au sein des organismes privés et publics

Qu’elles soient entreprises privées ou administrations publiques, les organisations doivent au quotidien gérer des sommes immenses de données. Et si certains éléments peuvent paraître anodins voire sans utilité immédiate, leur conservation, et donc leur archivage, est pourtant nécessaire en cas de besoin pour une éventuelle utilisation future. Mieux encore, il peut exister des règles strictes quant à la conservation et à l’utilisation de la documentation des organisations. Ainsi, la mise en place d’un plan d’archivage est une étape essentielle pour le bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une administration. Mais quels sont les grands types d’archives que celles-ci doivent traiter ? Et que comprend un plan d’archivage ?

Que sont les archives courantes, intermédiaires et définitives ?

Les archivistes, quel que soit le milieu dans lequel ils évoluent, doivent évidemment organiser de façon logique les archives qu’ils ont à traiter. Cela peut notamment se faire sur le critère temporel, on entend par-là la fréquence d’utilisation des documents en question.

On distingue ainsi les archives courantes, intermédiaires et définitives, également appelées archives historiques :

Les archives courantes

On considère comme archive courant les documents qui sont amenés à être utilisés par les équipes de façon récurrente dans le cadre de l’activité de l’organisation. Le plus souvent, ce sont les services et collaborateurs concernés qui sont amenés à conserver ces archives courantes avec eux.

Les archives intermédiaires

Dans une approche logique et temporelle, on considère comme archive temporelle les documents qui n’ont plus d’utilité courante, mais qui, du fait de leur importance stratégique, administrative ou juridique, ou d’un délai de conservation légale, ne peuvent être détruits.

Les archives définitives

Sont classés dans la catégorie des archives définitives tous les documents inutiles dans le cadre de l’activité de l’entreprise et donc les délais légaux de conservation sont échus. Sans obligation légale de conservation, ils constituent finalement la mémoire de l’entreprise ou de l’administration publique.

Un plan d’archivage pour faciliter la bonne gestion des archives

Compte tenu des enjeux stratégiques, juridiques et administratifs, les entreprises privées comme les organismes publics se doivent de se doter de moyens humains et/ou techniques pour assurer la bonne gestion des archives, qu’elles soient courantes, intermédiaires ou définitives.

La mise en place d’un plan d’archives permettra de garantir et de contrôler la bonne méthode mise en place dans l’organisation. A l’ère des nouvelles technologies et de la transition digitale des organisations, ce plan d’archivage pourra concerner tant les archives papier que les archives numériques.

Prenant en compte la nature des différentes archives, il intégrera des process concernant le tri et l’inventaire des données ; les outils physiques ou numériques à disposition et leurs règles d’usage (modalité de classement et codification par exemple) ; la liste des services et acteurs impliquée, leur périmètre d’action et leur contact ; les responsabilités de chacun en matière d’archivage et de traitement des données ; les modalités d’accès et de livraison des documents, une aide à la gestion des archives, etc. Du fait des règles légales en matière de conservation des documents et des données, la réalisation d’un plan d’archivage implique généralement les services juridiques et les services d’archivage. Cela s’intègre parfaitement dans ce que l’on appelle le records management, c’est-à-dire l’organisation et la gestion des documents et archives au service de la performance des entreprises et des organisations.

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